Excel выбрать значение из списка. Создание выпадающего списка в Excel. Пример создания зависимого выпадающего списка в ячейке Excel

05.02.2024

Как сделать в Эксель выпадающий список, этот вопрос мы сегодня рассмотрим на практике. С помощью этой статьи, научимся делать не только выпадающие списки, но и простые, зависимые, раскрывающие. Затем скопируем сделанный список в Excel программу и вставим его.

Зачем нужны списки в Экселе

Здравствуйте друзья! Насколько известно, программа Ексель очень удобное ПО для записи и ведения различных учетов в документе. В ней можно заполнять данные о своих доходах и расходах, рассчитывать формулы и так далее. Но, некоторые люди, задают вопрос, а как сделать в Эксель выпадающий список? Зачем он нужен?

На самом деле, выпадающие списки очень необходимы, если Вы часто работаете с таблицами в данной программе и её заполняете различными цифрами и символами. Они нужны, чтобы сэкономить время вашей работы, и не затрачивать его на долгое заполнение таблиц. На практике, выпадающий список работает эффективно и запоминает все ранее записанные Вами данные в таблицах. Далее, мы создадим такой список, и сделаем другие похожие списки, которые помогут Вам упростить работу в этой программе.

Создадим простой выпадающий список. Открываем программу Ексель и прописываем в первой таблице какие-нибудь слова или цифры. Выделяем один столбец со словами и далее, вверху панели управления программы нажимаем на раздел «Данные» и затем «Проверка данных» (Скрин 1).

Затем следует нажать на «Источник» и ещё раз выделить заполненный нами столбец, только после этого нажмите «ОК». Итак, мы теперь знаем, как сделать в Эксель выпадающий список его ещё называют «всплывающий». После его создания он выглядит так (Скрин 3).

Вы можете нажимать на стрелочку и выбирать написанные ранее слова в таблице. Мы рассмотрели простой вариант. Далее, будут ещё списки, но с более усложнённом вариантом.

Выпадающий список с другого листа в Excel

Если работаете с разных листов программы Эксель, то выпадающий список с другого листа очень сильно нам будет помогать в дальнейшей работе. Сделать его довольно просто. Сначала выделяете нужный столбец с данными в программе, и жмёте снова кнопку «Проверка данных» на втором листе. Далее переходим на первый лист и в разделе «Источник», потом Вам стоит выделить ячейки и нажать на кнопку «ОК». После этого, выпадающий список должен перенестись на другой лист.

Зависимые выпадающие списки в Excel

Что такое зависимые выпадающие списки? Это списки, которые создаются из двух источников. Например, есть две таблицы, в которые Вы записали имена своих знакомых и друзей. А в следующей колонке, будет отображаться зависимый выпадающий от них список, который показывает те же данные, что были записаны в других таблицах. Далее, мы создадим такие зависимые списки и раскрывающие.

Раскрывающий список в Эксель можно создать с помощью специальной функции, о которой мы ниже поговорим. Он чем то похож на выпадающий, только с использованием данного значения «СМЕЩ». Итак, переходим к процессу создания.

Проделывайте всё те же действия, что мы делали в первой части статьи и далее в «Источнике» укажите такую формулу « =СМЕЩ(A$2$;0;0;5», затем нажмите «ОК», чтобы создался раскрывающийся список в .

Выше мы немного говорили о зависимых списках. А теперь, создадим их. Но для начала, создайте в и заполните два столбца любыми данными. Далее, выделяйте эти столбцы в таблицах, и нажимаете вверху кнопку – «Создать из выделенного фрагмента» (Скрин 4).

Далее, создаём выпадающий список, (процесс создания был показан выше в статье). Затем, зайдите в функцию «Источники» и напишите в поле такую команду — =ДВССЫЛ($D$2). Она поможет создать зависимые списки. Кликайте кнопку «ОК», после чего должна появится ещё одна колонка в таблице, с зависимым всплывающим списком.

Как скопировать выпадающий список в Excel

Скопировать выпадающий список не составит сильного труда для пользователей. Для этого выделяем левой кнопкой мыши нужную нам ячейку, и нажимаем клавиши CTRL+C (Копировать). Затем, нажмите на любой столбец в таблице Ексель. И правой кнопкой мыши вызовите команду – «Специальная вставка». В этой функции вставки нужно установить – «Условия на значения» и нажать на «ОК», чтобы сохранить изменения.

После этого снова нажимаем одновременно клавиши – CTRL+V, что значит «Вставить» и впоследствии, весь скопированный выпадающий список в этой программе успешно вставится.

Заключение

Итак, в статье мы рассмотрели вопрос, как сделать в Эксель выпадающий список и вместе с тем сделали другие списки. Эта инструкция проверялась на практике. Возможно, данный инструмент от программы Ексель Вам поможет решить некоторые вопросы во время заполнения таблиц или при работе с документами. Пользуйтесь данными функциями, и работа с программой Excel станет быстрой и удобной. Спасибо за внимание, и удачи Вам!

Получайте новые статьи блога прямо себе на почту. Заполните форму, нажмите кнопку "Подписаться"

Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.

Первый способ создания двухуровнего списка

Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.

Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае - список стран):

Выберите ячейку, в которую будете вставлять выпадающий список;
Переходим на вкладку ленты Данные ;
Выбираем команду Проверка данных ;
В выпадающем списке выбираем значение Список ;
В поле Источник указываем следующую формулу =ДВССЫЛ("Таблица1[#Заголовки]") .

Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.

Осталось создать второй зависимый выпадающий список - список подгрупп.

Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ("Таблица1["&F2&"]") . Ячейка F2 в данном случае - значение первого выпадающего списка.

Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.

Второй способ создания двухуровнего списка

Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором - подгруппы.

ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.

Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.

Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.

Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.

Теперь самая сложная часть - указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]) , которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

Ссылка в нашем случае - $A$1 - верхний левый угол исходной таблицы;
Смещ_по_строкам - ПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 - номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3 ) минус единица;
Cмещ_по_столбцам - 1 - так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
[Высота] - СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) - количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3 );
[Ширина] - 1 - так как это ширина нашего столбца с подгруппами.

Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка . То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз .

Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.

Стандартный способ

Потребуется выделить диапазон ячеек , из которых будет создан выпадающий список , после чего Вставка – Имя – Присвоить (Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы , где в разделе Определенные имена обнаружите кнопку Диспетчер имен .

Жмем кнопку Создать , вносите имя, можно любое, после чего ОК .

Выделите ячейки (или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные – Тип данных – Список . В поле Источник внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.

Теперь полученную ячейку можно скопировать в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.

Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим .

Используем элементы управления

Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком «, которое будет представлять собой диапазон данных.

Выберите вкладку Разработчик (для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах – Настроить ленту .

Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить . В элементах управления выбираем Поле со списком (не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник .

Правой кнопкой по нему – Формат объекта .

Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК .

Применение элементов ActiveX

Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком (ActiveX).

Всем привет, дорогие друзья и гости моего блога. И снова с вами я, Дмитрий Костин, и сегодня мне хочется еще рассказать вам об экселе, а точнее об одной замечательной фишке, которую я теперь всегда применяю. Сталкивались ли вы с ситуацией. когда заполняете таблицу и в каком-нибудь столбце нужно постоянно вводить одно из нескольких значений. Эээээ. Давайте лучше расскажу вам на примере.

Допустим, когда я создавал таблицу учета компьютерного оборудования (еще давно) у себя на работе, то чтобы сделать весь процесс работы более удобным и быстрым, я делал выпадающий список в определенных столбцах и вставлял туда определенные знaчения. И когда я заполнял столбец «Операционная система» (А ведь не на всех компах она одна и та же), то я забивал не сколько значeний (7, 8, 8.1, 10), а потом просто выбирал это всё одним нажатием кнопки мыши.

И таким образом уже не нужно вбивать в кажую ячейку версию винды, или копировать из одной ячейки и вставлять в другую. В общем не буду вас томить, давайте лучше приступим. Давайте я покажу вам, как создать выпадающий список в excel, используя данные c другого листа. Для этого создадим некоторую табличку, к которой мы сможем это применить. Я буду делать это в 2013 версии, но для других версий процесс идентичный, так что не переживайте.

Подготовка

Основные действия

Теперь точно таким же образом поработайте с графами «Фамилия специалиста» и «Итог устранения» , после чего снова вернитесь на главный лист и начинайте полноценно работать с таблицей. Вы сами увидите как это здорово и удобно, когда можно выбрать данные из доступных заранее подготовленных значений. Благодаря этому рутинное заполнение таблиц облегчается.

Кстати в таких документах для более удобного отображения лучше . Тогда будет вообще всё круто.

Ну а на сегодня я свою статью заканчиваю. Я надеюсь, что то, что вы сегодня узнали пригодится вам при работе в экселе. Если статья вам понравилась, то конечно же не забудьте подписаться на обновления моего блога. Ну а вас я с нетерпением буду снова ждать на страницах моего блога. Удачи вам и пока-пока!

С уважением, Дмитрий Костин

У пользователей, которые довольно часто работают в Excel и ведут этой программе свои базы данных, наверняка нередко возникает потребность выбрать значение ячейки из заранее определенно перечня.

К примеру, у нас есть перечень наименований товаров, и наша задача – заполнить каждую ячейку определенного столбца таблицы, используя данный список. Для этого нужно создать список всех наименований, а затем реализовать возможность их выбора в нужных ячейках. Такое решение избавит от необходимости писать (копировать) одно и то же название вручную много раз, а также спасет от опечаток и прочих возможных ошибок, особенно, когда речь идет о больших таблицах.

Реализовать так называемый выпадающий список можно несколькими методами, которые мы и рассмотрим ниже.

Самым простой и понятный метод, при котором нужно предварительно создать список в другом месте документа. Можно разместить его рядом с таблицей, либо создать новый лист и составить перечень там, чтобы не “засорять” исходный документ лишними элементами и данными.

Во вспомогательной таблице пишем перечень всех наименований – каждый с новой строки в отдельной ячейке. В итоге должен получиться один столбец с заполненными данными.
Затем отмечаем все эти ячейки, нажимаем в любом месте отмеченного диапазона правой кнопкой мыши и в открывшемся списке кликаем по функции “Присвоить имя..”.
На экране появится окно “Создание имени”. Называем список так, как хочется, но с условием – первым символом должна быть буква, также не допускается использование определенных символов. Здесь же предусмотрена возможность добавления списку примечания в соответствующем текстовом поле. По готовности нажимаем OK.
Переключаемся во вкладку “Данные” в основном окне программы. Отмечаем группу ячеек, для которых хотим задать выбор из нашего списка и нажимаем на значок “Проверка данных” в подразделе “Работа с данными”.
На экране появится окно “Проверка вводимых значений”. Находясь во вкладке “Параметры” в типе данных останавливаемся на опции “Список”. В текстовом поле “Источник” пишем знак “равно” (“=”) и название только что созданного списка. В нашем случае – “=Наименование”. Нажимаем OK.
Все готово. Справа от каждой ячейки выбранного диапазона появится небольшой значок со стрелкой вниз, нажав на которую можно открыть перечень наименований, который мы заранее составили. Щелкнув по нужному варианту из списка, он сразу же будет вставлен в ячейку. Кроме того, значение в ячейке теперь может соответствовать только наименованию из списка, что исключит любые возможные опечатки.

Создать выпадающий список можно и другим образом – через инструменты разработчика с применением технологии ActiveX. Метод несколько сложнее описанного выше, но он предлагает более широкий набор инструментов по настройке списка: можно будет задать количество элементов, размер и внешний вид самого окна со списком, необходимость соответствия значения в ячейке с одним из значений списка и многое другое.

В первую очередь, эти инструменты нужно найти и активировать, так как по умолчанию они выключены. Переходим в меню “Файл”.
В перечне слева находим в самом низу пункт “Параметры” и щелкаем по нему.
Переходим в раздел “Настроить ленту” и в области “Основные вкладки” ставим галочку напротив пункта “Разработчик”. Инструменты разработчика будут добавлены на ленту программы. Кликаем OK, чтобы сохранить настройки.
Теперь в программе есть новая вкладка под названием “Разработчик”. Через нее мы и будем работать. Сначала создаем столбец с элементами, которые будут источниками значений для нашего выпадающего списка.
Переключаемся во вкладу “Разработчик”. В подразделе “Элементы управления” нажимаем на кнопку “Вставить”. В открывшемся перечне в блоке функций “Элементы ActiveX” кликаем по значку “Поле со списком”.
Далее нажимаем на нужную ячейку, после чего появится окно со списком. Настраиваем его размеры по границам ячейки. Если список выделен мышкой, на панели инструментов будет активен “Режим конструктора”. Нажимаем на кнопку “Свойства”, чтобы продолжить настройку списка.
В открывшихся параметрах находим строку “ListFillRange”. В столбце рядом через двоеточие пишем координаты диапазона ячеек, составляющих наш ранее созданный список. Закрываем окно с параметрами, щелкнув на крестик.
Затем кликаем правой кнопкой мыши по окну списка, далее – по пункту “Объект ComboBox” и выбираем “Edit”.
В результате мы получаем выпадающий список с заранее определенным перечнем.
Чтобы вставить его в несколько ячеек, наводим курсор на правый нижний угол ячейки со списком, и как только он поменяет вид на крестик, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз до самой нижней строки, в которой нам нужен подобный список.

У пользователей также есть возможность создавать и более сложные взаимозависимые списки (связанные). Это значит, что список в одной ячейке будет зависеть от того, какое значение мы выбрали в другой. Например, в единицах измерения товара мы можем задать килограммы или литры. Если вы выберем в первой ячейке кефир, во второй на выбор будет предложено два варианта – литры или миллилитры. А если в первую ячейки мы остановимся на яблоках, во второй у нас будет выбор из килограммов или граммов.

Для этого нужно подготовить как минимум три столбца. В первом будут заполнены наименования товаров, а во втором и третьем – их возможные единицы измерения. Столбцов с возможными вариациями единиц измерения может быть и больше.
Сначала создаем один общий список для всех наименований продуктов, выделив все строки столбца “Наименование”, через контекстное меню выделенного диапазона.
Задаем ему имя, например, “Питание”.
Затем таким же образом формируем отдельные списки для каждого продукта с соответствующими единицами измерения. Для большей наглядности возьмем в качестве примера первую позицию – “Лук”. Отмечаем ячейки, содержащие все единицы измерения для этого продукта, через контекстное меню присваиваем имя, которое полностью должно совпадать с наименованием.
Таким же образом создаем отдельные списки для всех остальных продуктов в нашем перечне.
После этого вставляем общий список с продуктами в верхнюю ячейку первого столбца основной таблицы – как и в описанном выше примере, через кнопку “Проверка данных” (вкладка “Данные”).
В качестве источника указываем “=Питание” (согласно нашему названию).
Затем кликаем по верхней ячейке столбца с единицами измерения, также заходим в окно проверки данных и в источнике указываем формулу “=ДВССЫЛ(A2) “, где A2 – номер ячейки с соответствующим продуктом.
Списки готовы. Осталось его только растянуть их все строки таблицы, как для столбца A, так и для столбца B.